Comment éviter le redressement URSSAF sur les notes de frais ?

Comment éviter le redressement URSSAF sur les notes de frais ?

Malgré le fait qu’ils œuvrent dans le but de répondre à toutes les obligations légales, tous les dirigeants au sein des entreprises appréhendent fortement les contrôles de l’URSSAF par peur de se retrouver  face à une situation et de subir un redressement. Au moment de ces contrôles, une attention est particulièrement tournée vers la gestion de notes de frais, plus encore quand une entreprise compte un grand nombre d’employés et notifie fréquemment des frais professionnels. Ces différents frais impliquent alors de se conformer aux différentes règles. Il faut noter ici que 36% des frais professionnels sont à l’origine des redressements de l’URSSAF. Nous vous indiquons à la suite sur tout ce qu’il incombe de savoir afin de ne pas subir de redressement.

Pourquoi surveille-t-on les frais professionnels de très près ?

Des notes de fraisDès le moment où les dépenses sont faites au service des activités de l’entreprise, ces dernières apparaissent comme des frais professionnels. Par conséquent, ont les déduits sur le  chiffre d’affaires et ont les exonère des charges sociales. Par ailleurs, pour ce qui est d’une catégorie de dépenses, le montant de la TVA est déductible pour l’entreprise. Du point de vue de l’employé, le remboursement des dépenses professionnelles ne s’intègre pas dans l’assiette du calcul de l’impôt sur le revenu.

De ce a fait, il existe des entreprises qui voudraient bien accroître le montant de leurs frais professionnels, dans le but de diminuer leur bénéfice ou de collecter la TVA. Elles veulent aussi s’en servir afin d’offrir une rémunération supplémentaire aux salariés, sans toutefois avoir affaire aux cotisations sociales encore moins à l’impôt sur le revenu. Cet état de choses justifie particulière toute l’attention des contrôleurs sur cette partie des charges de l’entreprise.

Astuces pour éviter le redressement URSSAF des notes de frais

Avoir en sa possession de bons justificatifs

L’irrecevabilité ou le manque de justificatifs constitue un premier motif de redressement fiscal au sein des entreprises. Pour ce qui est d’une indemnisation au réel, lorsqu’une note de frais n’est pas suivie d’un justificatif valable, elle ne pourra tout simplement pas faire l’objet d’un remboursement. À l’inverse, la dépense a des fortes possibilités d’être requalifiée en avantage en nature et faire l’objet d’un redressement.

En outre, si une seule facture d’un établissement fait mention de sa raison sociale, son adresse et aussi la date de la dépense, elle sera alors considérée comme un justificatif valable. Les reçus, les tickets de cartes, les cartes bleues et toutes les factures qui ne comportent pas les informations obligatoires ne pourront pas donner le moyen d’avoir un remboursement.

Respecter les taux de paiement des charges sociales

Pour ce qui est des remboursements au forfait, l’URSSAF a établi des taux pour chaque catégorie de dépenses. Vous avez la liberté d’aller au-delà de ces taux, toutefois, il va vous falloir vous acquitter de toutes les cotisations sociales correspondantes. Dans le cas contraire, votre entreprise sera une fois de plus soumise au redressement fiscal pour non-paiement des cotisations sociales.

Sélectionner le bon mode pour les indemnisations

Il existe des dépenses qui doivent obligatoirement être remboursées au réel et d’autres au forfait. Comme exemple, il vous est impossible de passer au forfait une dépense pour laquelle il n’existe pas de justificatif ou encore de rembourser des frais kilométriques au réel.

S’assurer de la cohérence des coûts pris en charge

Quand les coûts des notes de frais apparaissent disproportionnés, l’administration fiscale peut décider de requalifier des dépenses en avantage en nature. De ce fait, elles seront soumises aux cotisations sociales pour l’entreprise et l’employé devra le mentionner dans sa déclaration de revenus.

Toutes les entreprises peuvent être soumises, peu importe le moment du contrôle de l’URSSAF. Les contrôleurs se penchent donc sur toutes les dépenses de l’entreprise, en l’occurrence les notes de frais où ils y accordent une attention toute particulière. Ils regardent à la loupe la gestion des frais professionnels. À la moindre peccadille, ils n’hésiteront pas à positionner votre entreprise dans leur viseur et jeter les soupçons sur votre gestion, aussi bonne soit-elle. C’est un tour d’horizon de la réglementation en vigueur. Il s’agit d’un grand classique des contrôles, précisément pour les structures avec des salariés qui effectuent souvent plusieurs déplacements, qui engagent des coûts et produisent alors un bon nombre de notes de frais.

Ainsi, les procédures sont assez strictes et doivent être respectées de façon scrupuleuse pour une justification correcte des dépenses. Toutefois, il faut noter que les frais de logement, de repas et de toutes autres dépenses annexes ne se soumettent pas aux mêmes procédures, encore moins encadrées de la même façon.

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