En entreprise, un voyage d’affaires fait appel à une grosse rigueur et une importante organisation. Il n’est pas toujours envisageable d’atteindre tous les objectifs fixés en amont et/ou de garantir la réussite de l’objet du voyage. C’est la raison pour laquelle, il est bien plus judicieux de prendre le soin de préparer le voyage de ses collaborateurs. Ici, il faut faire face à une double ambition : réduire les dépenses conjointes au voyage d’affaires et garantir aussi un maximum de confort pour les employés.
Prendre de bons renseignements sur les destinations
Avant de faire les réservations, il est plus qu’important de prendre des renseignements sur le pays de votre destination. Par exemple, quelles sont les maladies que vos collaborateurs pourraient contracter ? Comment se présente la situation politique actuelle ? Le niveau de sécurité sur ce territoire est-il rassurant ? Il s’agit là des questions importantes auxquelles il vous faudra impérativement avoir des réponses dans un premier temps.
Afin de protéger le salarié et le collaborateur des risques face auxquels les deux parties pourraient s’exposer, l’entreprise peut se rendre sur le site du pays de la destination et prendre les informations et tous les conseils par le gouvernement dudit pays, vis-à-vis des autres pays du monde et à destination des professionnels et des particuliers qui souhaitent aller à l’étranger.
Autrement dit, l’entreprise devra consulter tous les conseils de façon générale qui ont pour but d’optimiser le processus du voyage d’affaires, les informations de dernières minutes, précisément toutes les alertes de sécurité, sur la météo afin que l’entreprise et l’employé prennent connaissance et conscience en temps réel de la situation du pays. De façon précise, l’entreprise doit aussi trouver des informations à propos des zones du pays hôte à éviter, les escroqueries et les données liées aux risques naturels, mais également concernant les autorisations particulières et les différentes législations.
De plus, il est conseillé aux entreprises de visiter la rubrique « dossiers pays de l’expatriation ». Dans cette rubrique, les professionnels et les particuliers ont la possibilité de s’informer sur les obligations en termes de visa. A découvrir que ce type de pièce peut demander assez de temps pour son élaboration ; raison suffisante pour s’y mettre en amont.
Apprêter tous les documents officiels et les autres papiers importants
Visa, documents administratifs et médicaux, pièces d’identité… Il est essentiel que l’employé prenne avec lui tous les documents nécessaires et importants pour le bon déroulement de son déplacement. Il est recommandé de partir de son pays avec : ses pièces d’identité ; les photocopies de celles-ci en cas de vol ou de perte ; la copie des documents relatifs et propres aux séjours.
Pour ce qui est de la réservation du vol ou du logement, ou même du moyen de locomotion à louer, il est conseillé et judicieux de toujours demander une confirmation écrite. Si l’employé s’en va pour un court séjour, il est recommandé que ce dernier voyage léger. Ce qui permettra de réduire le stress du fait d’éventuelles disparitions de bagage. Ainsi, le collaborateur est plus calme et davantage productif une fois arrivé à destination.
Dans certains cas, le collaborateur peut faire face à un problème comme une hospitalisation, un accident, un retard d’avion ou une obligation de rapatriement… Il lui faudra donc contacter rapidement la compagnie d’assurance, l’ambassade ou le consulat de son pays. L’objectif est de s’informer rapidement sur les procédures à suivre, de rendre le processus facile et réduire les coûts pour l’entreprise en menant de bonnes actions.
Anticiper sur la gestion des notes de frais
Lorsqu’on parle de voyage à l’étranger, on fait automatiquement référence aux notes de frais. Si ces dernières peuvent s’avérer complexes à gérer dans son pays d’origine, elles le sont bien plus compliquées lorsque le salarié engendre les frais à l’étranger.. Mais il faudra garder à l’esprit que :
- Il est possible que le collaborateur soit dans l’impossibilité de donner des justificatifs simplement du fait des bakchichs.
- Les justificatifs soient absents ou perdus.
- Le temps que l’employé a passé à remplir des formulaires est un temps perdu et une moindre productivité de la part du salarié.
De ce fait, des solutions de gestion de frais comme CONCUR permet de piloter vos déplacements et frais professionnels
Même si le salarié ne présente pas de justificatifs, il a le droit d’obtenir le remboursement des frais engagés. Cependant, ce dernier devra suivre à la lettre les conditions suivantes :
- Les frais engendrés doivent être rattachés à une gestion normale de l’entreprise. Ils ne doivent pas être fictifs encore moins excessifs.
- Les dépenses engagées par ses soins doivent être faites dans l’intérêt direct de l’entreprise, en rapport avec l’objet social de l’entreprise et dans l’objectif d'accroître le chiffre d’affaires.
- Dans la mesure du possible les frais doivent être appuyés d’éléments justificatifs.
- Les dépenses doivent être intégrées dans le résultat fiscal à travers une disposition expresse de la loi.