Établissement et gestion numérique d’une note de frais : Que faut-il savoir ?

note de frais

Il y a encore quelques années, l’établissement, la gestion évolutive et la conservation d’une note de frais se faisaient uniquement selon le procédé classique du support papier ensuite classé et conservé dans un dossier ou un tiroir.

Cette méthode de gestion des notes de frais présente toutefois inconvénients liés au traitement et à l’archivage papier, notamment un risque d’erreur non négligeable et des problèmes de conservation dont résultent la détérioration ou la perte de documents importants.

Depuis 2016, un processus de passage au numérique a heureusement été enclenché par arrêté ministériel, avec aboutissement en 2019. Voici désormais les options en matière de gestion d’une note de frais.

Le passage au numérique de la gestion des notes de frais : un processus en 3 dates

Décembre 2016 : la présomption de fiabilité des numérisations

Le 5 décembre 2016 est annoncé le décret 2016-1673 qui confère à la dématérialisation de documents papier un caractère fiable, à condition que certaines règles soient respectées. Ces règles évoquaient le procédé valide de reproduction d’une pièce, dans sa forme et dans son contenu. Des mois plus tard, elles furent toutefois jugées incomplètes et pas suffisamment précises.

C’est d’ailleurs pour éviter toute incompréhension et faciliter le processus qu’il est recommandé une gestion de notes de frais avec Expensya. Expensya est un logiciel créé pour vous aider à gérer simplement et efficacement chaque note de frais de l’entreprise. Faites comme les milliers d’entreprises et particuliers de par le monde qui s’en servent chaque jour sur les cinq continents.

Mars 2017 : les règles de numérisation

Le 22 mars 2017 parait au Journal officiel de France un nouvel arrêté fixant les modalités valides pour ce qui concerne la numérisation, conformément aux articles L. 102 B et A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales. Il stipule notamment que :

Les documents numérisés doivent être la copie conforme de leurs versions sur support papier, tant au niveau des images et du texte ;

Aucun type de traitement sur l’image n’est autorisé ;

Toute perte de compression, même légère, annule la validité de la numérisation ;

Pour des raisons de pérennité et de compatibilité, les numérisations doivent être conservées sous format PDF ou PDF A/3 ;

Les numérisations doivent être certifiées conformes selon le référentiel général de sécurité, porter une empreinte numérique et une signature électronique ;

Elles doivent être horodatées.

L’arrêté abordait aussi les questions d’archivage à valeur probante et de conservation des documents numérisés, questions qui furent ensuite définitivement tranchées en 2019.

23 mai 2019 : le délai de conservation

Conformément aux dispositions de la loi de financement de la Sécurité sociale, un arrêté du 23 mai confirme le délai de validité de 6 ans maximum pour tout document numérisé. Une note de frais dématérialisée reste donc un justificatif valable pendant toute cette période. Vous pouvez en apprendre plus à ce sujet en cliquant ici.

Les avantages de la numérisation d’une note de frais

Une gestion numérique des notes de frais offre à bien y regarder, des avantages énormes. Le premier est sans doute une conservation plus pérenne et plus fiable des justificatifs. Les fichiers stockés sur support numérique et/ou sur des serveurs cloud ont plus de chances d’être récupérés que ceux exposés aux rigueurs du temps et dans des entrepôts destructibles.

Le passage au numérique réduit considérablement les dépenses en papier en entreprise, ces dépenses dépassant régulièrement 5% du budget. Il permet aussi de réaliser un gain de temps significatif grâce aux opérations réalisées par l’intelligence artificielle, et donc de gagner en productivité. Des études ont montré qu’il fallait en moyenne 20 minutes pour établir une note de frais, un temps parfois précieux qui pourrait être utilisé autrement.

Un autre gros avantage conféré par la numérisation est la réduction du risque d’erreur. Pendant que des données peuvent facilement échapper à l’humain lors de l’établissement de la note de frais, un ordinateur effectue tous les calculs avec efficacité. Il y a donc tout à gagner à une gestion des notes de frais dématérialisée.

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