Publié le : 14 juillet 20205 mins de lecture
Pour assurer son développement futur, une entreprise doit pouvoir s’appuyer sur une solution de GMAO (Gestion de maintenance assistée par ordinateur) efficace et performante. Pour autant, il n’est pas simple de trouver, parmi l’immense offre à votre disposition, celle qui sera parfaitement adaptée à vos besoins. Comment mettre tous les atouts de votre côté pour bien la choisir ? Vous trouverez dans le texte ci-dessous des informations sur ce sujet passionnant.
Quels sont les avantages des logiciels ?
De nos jours, il n’est plus possible de gérer les différentes tâches du service d’entretien via de simples fichiers Excel. Les responsables préfèrent en effet se tourner vers des solutions logicielles totalement consacrées à ce besoin et intégrées au système informatique de l’entreprise. Il devient ainsi plus simple d’assurer les différentes gestions (stocks, contrats, planification des interventions, planning etc) tout en augmentant la qualité du travail fourni. La durée de vie en bon état des équipements sera nécessairement allongée, ce qui se traduira pour l’entreprise par une hausse de la productivité globale et surtout de sérieuses économies sur le plan financier. Ce genre d’outil est également en capacité de fournir rapidement des documentations en ligne, des tableaux de bords et des études ou analyses statistiques.
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Quels sont les principaux critères de sélection ?
Gardez en tête que, pour être réellement efficace, ce logiciel doit faire gagner du temps à l’ensemble des utilisateurs, qu’il s’agisse d’un profil manager, technicien ou chef d’équipe. Il se doit donc d’être simple et intuitif afin de faciliter sa prise en main par tous. Vous ne devez pas négliger non plus l’importance du partage de l’information. Tous les collaborateurs devraient ainsi pouvoir accéder à l’application, indépendamment de leur localisation géographique. Attention, ce genre de fonctionnalité doit nécessairement s’accompagner d’un niveau de protection des données particulièrement élevé. Enfin, votre système informatique actuel doit pouvoir accueillir, sans trop d’adaptations, votre future solution de GMAO.
Établir un cahier des charges
Vous ne devez pas commettre l’erreur de choisir votre solution uniquement à travers le critère financier. Celui-ci reste évidemment à prendre en compte, cependant à quoi pourrait bien vous servir un logiciel acheté une somme raisonnable mais totalement inefficace ? Pour éviter de faire courir ce risque à votre entreprise, commencez par rédiger un cahier des charges. Ce document fait un état des lieux de la situation actuelle et rassemble l’ensemble de vos attentes. Cette analyse détaillée servira ainsi à mettre en avant l’ensemble des fonctionnalités souhaitées. N’hésitez pas à les prioriser entre elles, cela pourra vous être utile si vous devez faire des choix à un moment du processus de sélection.
Certaines fonctions demeurent évidemment incontournables et sont demandées par la grande majorité des entreprises. Il s’agit notamment de la gestion des différents contrats de maintenance, de la planification des interventions préventives et curatives, de la mise à disposition de documentations techniques, d’une fiche descriptive ou encore d’un historique des interventions pour chaque équipement. Certaines solutions vont encore plus loin et vous proposeront même la possibilité de créer des devis, de gérer la facturation ou les collaborations avec des sous-traitants et de suivre les encaissements.
Les services annexes
Pour se différencier de leurs concurrents, de nombreuses sociétés fournissant de tels logiciels vous proposeront des services annexes. Le plus important d’entre eux reste probablement la prise en charge des opérations de maintenance. Ces dernières sont essentielles pour garantir le bon fonctionnement et la sécurité du système. Vous disposerez également des améliorations logicielles et des corrections de bugs grâce à l’installation des mises à jour à distance. Pour les plus petites entreprises, il est en effet coûteux de disposer de telles ressources en interne.
Certains fournisseurs vous proposeront également de former gratuitement tous les profils d’utilisateurs de l’entreprise. En plus d’être immédiatement opérationnels, ils se sentiront aussi pleinement intégrés au projet avant même sa mise en application réelle sur le terrain. Il s’agit de critères importants pour la réussite du changement. Ne sous-estimez pas non plus l’importance d’un service d’assistance utilisateur performant. Celui-ci doit de plus offrir une disponibilité maximale (24 heures sur 24 et 365 jours par an) afin de vous dépanner à tout instant. Enfin, donnez votre préférence à un fournisseur qui vous proposera de reprendre gratuitement l’intégralité des données contenues dans votre ancien logiciel. Celles-ci seront alors directement intégrées dans votre prochain logiciel de GMAO sans la moindre intervention de votre part.