Un ERP (Entreprise Ressource Planning) est un logiciel qui utilise une base de donnée unique pour unifier le système d’information au sein d’une entreprise. Pour cela, il intègre les différents composants fonctionnels autour de la base de donnée. Si cette définition vous semble incompréhensible, c’est tout à fait normal parce qu’un ERP est un logiciel complexe qui requiert beaucoup de temps pour pouvoir être maîtrisé. Il faut aussi des compétences et connaissances particulières en système d’information pour pouvoir le mettre en place dans une entreprise. Ceci dit, c’est un outil très utile à la rentabilité.
Comprendre le fonctionnement du logiciel ERP
Essayons de comprendre le fonctionnement de l’ERP sans entrer dans des détails trop complexes. L’ERP a été inventé aux États-Unis. C’est pourquoi on utilise jusqu’à aujourd’hui les acronymes anglais ERP. Une petite précision : c’est la même chose que le PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Vous pouvez confondre ces noms sans problèmes. L’important à retenir c’est que ce sont des logiciels de planification des ressources de l’entreprise. La mission de l’ERP est de gérer les informations sur plusieurs pôles d’activités : les achats, les stocks, la production, la vente, etc. Le principe est de centraliser toutes les données depuis ces différents pôles. En d’autres mots, en modifiant des données dans l’un des modules, le logiciel mettra à jour les données dans toutes les autres modules. Si un commercial par exemple entre une de ses ventes sur son ordinateur (ou sur n’importe quel terminal), l’ERP va automatiquement modifier les données sur le stock. Et cette opération se fait sans délais.
Les avantages d’utiliser un ERP
Avant l’invention des ERP, les employés devaient entrer manuellement les données. Par conséquent, la même donnée devait être entrée par plusieurs personnes. Le logiciel permet de réduire cette perte de temps et diminue ainsi les risques d’erreurs. L’erreur est humaine. N’est-ce pas ! Aussi, de cette manière, on évite de dupliquer par inadvertance les données.
Le frein à l’implémentation de l’ERP
Le principal obstacle rencontré par les entreprises qui veulent installer un ERP c’est le coût. Non seulement la licence coute cher, mais il faut aussi engager des spécialistes pour la mettre en place. Le système d’information en entier doit être revu. À part cela, il faudra aussi calculer dans les dépenses et le coût de l’utilisation d’un environnement de test. En plus, après l'intégration avec succès de l'ERP, les collaborateurs internes devront être accompagnés à moyen terme par des spécialistes. De nos jours, les entreprises spécialisées dans le secteur font des efforts pour alléger ces coûts et donnent des offres de plus en plus attrayants et accessibles à plus d’entreprises.